個人情報の取り扱いについて

株式会社JR東日本ソーシャルデザイン（以下「当社」といいます。）は、「個人情報の保護に関する法律」等に基づき、当社が取り扱うお客様の個人情報等について、次のとおり、プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。なお、本ポリシーにおいて使用する「個人情報」等の用語の意味は、本ポリシーで別途定義する場合を除き、「個人情報の保護に関する法律」の定義の例によります。

1.法令等の遵守および個人情報取扱事業者の名称等

1. 当社は、個人情報に関して適用される法令、国が定めるガイドライン、ならびに当社規程および本ポリシーを遵守いたします。
2. 個人情報取扱事業者の名称、住所および代表者の氏名については、次のページをご確認ください。

2.当社が取扱う個人情報の利用目的

1. 当社とお客様との不動産取引に関し、以下の「ご提出書類および個人情報の利用目的」の表の左列に記載のお客様の属性にあわせて、同中列に記載の各書類等を必要に応じてご提出等いただきます。当該各書類に記載等されたお客様の個人情報は、同表の右列に記載の目的で利用させていただきます。

   【ご提出書類および個人情報の利用目的】

   お客様	ご提出書類等	個人情報の利用目的
   入居希望者様	お客様受付カード等やサイトからの資料請求フォーム	お客様の情報や希望条件を記入して頂き、希望に合った物件を紹介するため
   	入居申込書	入居希望者に契約申込の意思表示をしてもらうため
   	公的身分証明書 印鑑証明書	入居希望者・連帯保証人の本人確認をするため
   	入居希望者の入居資格に関する参考資料	貸主に対し、入居希望者についての情報を提供し、貸主が契約締結を判断するため
   入居者様	定期建物賃貸借契約の説明書	定期建物賃貸借契約の場合で、契約締結前に貸主から借主に対し説明をするため
   	重要事項説明書	宅地建物取引業法第35条に定める重要事項を説明するため、同法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
   	賃貸借契約書	不動産取引における当事者の契約関係を明確にするとともに、宅地建物取引業法第37条に定める書面を交付するため同法第49条に基き写しを取引台帳として5年以上保存します
   	連帯保証人引受承諾書	連帯保証人が特定の賃貸借契約につき、連帯保証する意思があることを明らかにするため
   	鍵受領書	借主に鍵を渡したことを証明するため
   	賃料支払い確約書	借主に滞納家賃の支払いを約束してもらうため
   	賃貸借契約解除通知書	契約期間中に貸主あるいは借主の都合により賃貸借契約を終了させるため
   	修繕費負担額合意書	退去時の修繕、原状回復費用を合意するため
   オーナー様	賃貸物件調査チェックリスト	貸主からの物件の媒介または管理を依頼されたときに、当該物件につき情報を得、整理しておくため
   	登記簿､測量図､公図､図面､写真､間取り図	当該物件の権利関係、状況、隣地、境界、位置関係、面積等を明確にするため
   	顧客物件台帳	媒介または管理を依頼された物件を、顧客ごとに整理しておくため
   	依頼物件の個別賃貸条件	個別の物件ごとに賃貸条件を整理し、入居希望者に対し適切な情報提供をできるようにするため
   	管理委託契約書	貸主が当社に対し不動産の管理を委託するため
   	特定賃貸借契約書	貸主が当社に対し不動産を賃貸するため
   	賃貸借媒介・代理契約書	貸主が当社に対し目的物件の媒介または代理を依頼するため
   	家賃未払いのお知らせ	家賃等滞納につき、借主に知らせ、支払をうながすため
   	家賃滞納督促	家賃未払いのお知らせでも賃料の滞納が改善されない場合に、借主に催告するため
   	定期借家契約終了についての通知	定期建物賃貸借契約で、期間終了の1年前から6ヶ月前までに貸主から借主に対し通知するため
   	期間満了･更新のお知らせ	契約期間が満了するにあたり、貸主側で契約更新をしてもよいと考えている場合、借主の意向を確認するため
   提携業者様	月次報告書	貸主に対し、物件の管理状況を報告するため
   	賃料等収納状況表	賃料等の収納状況について貸主に報告するため
   	賃料等収納金の送金について	領収した賃料等について、貸主への送金報告のため

2. 前項のほか、当社は、以下の各号の利用目的でお客様の個人情報を利用することがあります。

   1. 不動産の賃貸借契約の相手方を探索するため、賃貸借契約（連帯保証契約を含む）・媒介契約・管理委託契約等を締結するため、およびこれらの契約に基づく役務を提供するため
   2. 不動産の賃貸借、媒介、管理等に関する情報を提供するため
   3. 前各号の目的を達成するために必要な範囲で、契約の相手方、貸し希望者・借り希望者、他の宅地建物取引業者、指定流通機構、物件情報を書面またはインターネットで提供する者・団体・広告会社、融資に関わる金融機関、登記等に関わる司法書士その他専門家、提携損害保険会社、不動産管理業者、保証委託会社またはお客様の同意を得た第三者に対して、お客様の個人情報を提供するため

   4. 契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合および指定流通機構に登録されている物件についてご契約される場合には、お客様の個人情報を次のとおり利用致します。

      1. 契約が成立した場合には、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知するため
      2. 指定流通機構は、物件情報および成約情報（成約情報は、貸主様・借主様の氏名を含まず、物件の概要・契約年月日・成約価格などの情報で構成されいます。）を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。
   5. 入居者様（法人契約の場合、契約者である法人ではなく実際に入居している個人を指します）の個人情報を、賃貸借契約の開始、継続および終了等に伴う各種事務連絡に使用するため。なお、当社は、入居者様の個人情報を、外部ＩＴベンダーが提供する入居者管理用アプリに登録の上、本ポリシーに記載の利用目的で利用することがあります。
   6. お客様に対して、当社のサービスまたは情報を提供するために、郵便物、電話、電子メール等により連絡するため
   7. お客様からのお問い合わせに応じるため、および、本ポリシーに定められた個人情報の利用目的を達成するために必要に応じて保管するため
   8. 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿およびその資料として保管するため
   9. 不動産の賃貸借等に関する価格査定を行うため。なお、価格査定に用いた成約情報につきましては、他の物件の価格査定に際し「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。ただし、当該提供情報は、貸主様および借主様の氏名を含んでおらず、成約物件の特定が困難となる工夫を施した物件の概要や成約価格などの項目です。当該提供は、書面、電子メール等の手段で行います。なお、ご本人様からお申し出がありましたら、当該提供は中止致します。
   10. 市場分析を行うため
   11. 年齢、性別、出身地等による問合せおよび入退去の傾向の統計情報から、当社の広告戦略や入居者向けの新サービスを検討するため、また、一度お問合わせいただいたお客様の希望物件の選択条件を元に、新たな物件をご提案させていただくため

   12. 前項または本項による個人情報の提供の内容等は、次のとおりです。

       1. 提供される情報は、氏名、住所、電話番号、物件情報、成約情報その他必要な項目の情報です。
       2. 提供は、書面、電話、電子メール、インターネット、広告媒体等の手段で行います。
       3. ご本人様からお申し出がありましたら、提供は中止いたします。
3. 前各項のほか、別途、書面等により個人情報を取得させていただく場合には、当該書面等の内容にしたがいます。

3.個人データの第三者提供

当社は、お客様より取得させていただいた個人データを適切に管理し、法令で認められる場合または本ポリシーに記載の場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。外国にある第三者に個人データを提供する場合も、同様とします。

4.開示等の求めに応じる手続等

当社は、保有個人データの本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者への提供の停止（以下「開示等」といいます。）を求められた場合、法令等に基づき開示等を要しないとされている場合を除き、開示等の求めに対応させていただいております。

1. 開示等の求めの申出先
   開示等の求めは下記宛に、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒には「開示等請求書類在中」とご記載ください。

   東京都目黒区青葉台3-10-3
   株式会社JR東日本ソーシャルデザイン　経理総務グループ
2. 開示等の求めに際して提出すべき書面（様式）等
   開示等の求めを行う場合は、次の請求書（以下の①）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類（以下の②）を同封し、上記宛ご郵送下さい。

   1. 所定の請求書

      • 「保有個人データ開示等請求書」

   2. 本人確認のための書類

      • 運転免許証またはパスポートのコピー　１通

3. 代理人による開示等の求め

   開示等の求めをする者が本人または未成年者または成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前号①の書類に加えて、以下の書類（①および②）を同封下さい。

   1. 代理人確認書類

      • 健康保険証の写し、年金手帳の写し、印鑑登録証明書の写し、その他代理人を確認できる書類　１通

   2. 代理権確認書類

      • 戸籍謄本、成年後見登記事項証明書、委任状、その他代理権を確認できる書類　１通

4. 開示請求または利用目的の通知のための手数料等

   1. 1回の請求ごとに、624円（624円分の郵便切手または郵便為替を請求書類に同封して下さい。）。
   2. 手数料が不足していた場合または手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示請求等の求めがなかったものとして対応させていただきます。
5. 開示等の求めに対する回答
   請求者の請求書記載住所宛てに、書面の交付による方法または電磁的記録（記録媒体の種類は当社で指定します。）の提供による方法のいずれかのうち、請求者がご指定した方法によってご回答申し上げます。もし開示の方法について特に指定がない場合は、当社が適切と判断した上記いずれかの方法でご回答申し上げます。
6. 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
   開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに対応するために必要な範囲内で取扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、3ヵ月間保存し、その後廃棄させて頂きます。
7. 保有個人データの不開示事由について
   法令に定める場合のほか、次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

   • 請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
   • 代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
   • 所定の請求書類に不備があった場合
   • 開示等の求めの対象が保有個人データに該当しない場合
   • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • 他の法令に違反することとなる場合

5.苦情の受付窓口に関する事項

当社の保有個人データの取扱いに関する苦情については、下記までお申し出下さい。

1. お電話による場合

   株式会社JR東日本ソーシャルデザイン
   経理総務グループ　
   電話番号：03-6447-2201（外部コールセンターに繋がります）
   ※受付時間9：00～17：30
   （土日祝祭日、年末年始その他所定の休日を除きます）
2. メールでのお問い合わせ
   info@jrsocialdesign.co.jp

6.保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社が当社の保有個人データの安全管理のために講じている措置の概要は、以下のとおりです。その詳細につきましては、第5条に記載のお問い合わせ先までお問い合わせください。ただし、当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあると当社が判断したお問い合わせ事項につきましては、その回答をお断りさせていただく場合があります。

• 個人データの取扱いに関する責任者を設置しております。
• 個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しております。

7.Googleアナリティクスの利用

当社のウェブサイトでは、Google社の提供するアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。このGoogleアナリティクスは、トラフィックデータの収集のためにCookieを使用しています。このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。この機能は、Cookieを無効にすることで収集を拒否することが可能ですので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。このGoogleアナリティクスの利用規約およびGoogle社のプライバシーポリシー等に関して、詳しくは以下のリンク先をご確認ください。
https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/jp/
https://policies.google.com/technologies/ads?hl=ja

8.本ポリシーの変更

本ポリシーの内容は、お客様に通知することなく、変更することができるものとします。当社が別途定める場合を除いて、変更後のプライバシーポリシーは、当社のウェブサイトに掲載した時から効力を生じるものとします。

以上